Qué define el costo de un software a medida

¿Cómo influye el alcance?

El alcance es todo lo que el sistema tiene que resolver: qué procesos cubre, qué pantallas e informes necesita, qué reglas aplica y, sobre todo, qué excepciones contempla. Un mismo nombre puede esconder alcances muy distintos. Un “sistema de pedidos” puede ser un formulario de carga o un circuito completo con condiciones por cliente, control de stock, entregas parciales y facturación.

El caso normal suele ser lo más simple de construir. Lo que suma trabajo son las excepciones: el pedido con una bonificación especial, la entrega que sale en dos partes, la nota de crédito. Por eso conviene listarlas de entrada y decidir cuáles entran en la primera etapa.

Si todavía no sabés si tu caso pide un desarrollo, empezá por software a medida, sistema enlatado o planillas: cómo elegir.

¿Qué cambia cuando el sistema se conecta con otros?

Cada conexión con otro sistema, sea la facturación electrónica, WhatsApp, el banco o una tienda online, trae sus propias reglas de acceso y sus formatos. Hay que construirla, probarla y mantenerla cuando el otro lado cambia.

La facturación electrónica es un buen ejemplo. ARCA ofrece distintos web services según el comprobante: uno para comprobantes A, B, C y M sin detalle de ítems, otro para A y B con detalle de ítems y otro para los de exportación, tipo E. No es lo mismo emitir un tipo de comprobante que varios, y conviene aclararlo al pedir el presupuesto.

Antes de cotizar, conviene saber con qué sistemas tiene que hablar el nuevo, en qué sentido viaja la información (solo leer, solo enviar o las dos cosas) y si esos sistemas ofrecen una forma oficial de conectarse.

¿Importa cuántos usuarios y roles va a tener?

Importan más los roles que la cantidad de personas. Diez vendedores que hacen lo mismo son un rol. Un vendedor, un supervisor que aprueba descuentos, un depósito que prepara pedidos y un cliente que consulta su cuenta son cuatro, cada uno con lo que puede ver, cargar y aprobar.

Los permisos no son un agregado opcional cuando hay datos personales: la Ley 25.326 pide medidas técnicas y organizativas para evitar la consulta o el tratamiento no autorizado de esos datos.

También suman trabajo el uso en varias sucursales, el historial de quién cambió qué y el uso en el celular, en especial si tiene que funcionar sin señal.

¿Qué pasa con los datos que ya tengo?

Casi ningún sistema empieza vacío. Los clientes, los productos y el historial están en planillas, en otro sistema o en papel, y pasarlos al sistema nuevo es un trabajo en sí mismo: limpiar duplicados, unificar formatos, completar lo que falta y decidir qué historial vale la pena traer.

Si venís de un sistema enlatado, el punto clave es la exportación. El NIST advierte que los formatos para exportar e importar datos pueden no ser compatibles entre servicios, y que las reglas y configuraciones armadas con el tiempo pueden no trasladarse con facilidad.

Hay tres caminos habituales: migrar todo, migrar solo lo activo (clientes y productos vigentes, saldos abiertos) o arrancar de cero y dejar el sistema anterior para consulta. Cada uno cambia el trabajo y el riesgo.

¿El mantenimiento entra en el presupuesto?

Debería figurar, aunque sea por separado. Un sistema en uso necesita correcciones, ajustes y mejoras que aparecen con el uso real, y también adaptarse a cambios de afuera.

De nuevo, la facturación electrónica sirve de ejemplo: ARCA publicó manuales para desarrolladores con las adecuaciones a la facturación electrónica que introdujo la Resolución General 5.616/2024. Un sistema que factura tiene que acompañar esos cambios.

Preguntá qué incluye el servicio después de la entrega: quién aloja el sistema, cómo se hacen las copias de seguridad, cómo se reportan y se resuelven los problemas y cómo se cotizan las mejoras.

Si el proveedor va a tratar datos personales de tus clientes, la Ley 25.326 le prohíbe usarlos para un fin distinto del que figura en el contrato o cederlos a otros. Igual conviene acordar por escrito cómo te devuelve los datos si el servicio termina.

¿Quién queda como dueño del código?

Es una pregunta para hacer antes de firmar, no cuando querés cambiar de proveedor.

En la Argentina, la Ley 11.723 de Propiedad Intelectual protege los programas de computación, tanto el código fuente como el objeto, con el texto que incorporó la Ley 25.036. La misma reforma prevé que su explotación incluya contratos de licencia de uso. En la práctica, un desarrollo puede dejarte como titular del código o darte una licencia para usarlo, y no es lo mismo.

Con el código a tu nombre podés cambiar de proveedor, sumar a otro equipo o seguir el desarrollo por tu cuenta. Con una licencia, dependés de lo que diga el contrato. Las dos opciones existen y pueden tener sentido, pero el presupuesto tiene que decir cuál es, porque cambia lo que estás comprando.

Además del código, pedí acceso al repositorio y a la documentación técnica, y que el dominio, el alojamiento y las cuentas de los servicios conectados queden a nombre de tu empresa. Para el contrato, esta guía no reemplaza el consejo de un abogado.

¿Cómo pedir un presupuesto útil?

Un buen pedido de presupuesto no describe la solución: describe el problema, cómo trabajás hoy y qué tiene que pasar para que el sistema sirva. Esta lista te ayuda a armarlo:

• Contá el proceso de hoy: quién hace qué, con qué herramientas y dónde se traba.
• Listá los casos frecuentes y las excepciones que más te complican.
• Indicá cuántas personas lo van a usar, con qué roles y dónde: en la oficina, en sucursales o en el celular.
• Enumerá los sistemas con los que se tiene que conectar, como la facturación electrónica, WhatsApp o el banco.
• Describí los datos que ya tenés, en qué formato están y cuánto historial querés traer.
• Separá lo imprescindible para arrancar de lo que puede esperar a una segunda etapa.
• Sumá ejemplos reales sin datos sensibles: una planilla, un pedido, un remito.
• Pedí que el presupuesto diga qué incluye, qué queda afuera y cómo se cotizan los cambios.
• Preguntá qué pasa después de la entrega: soporte, alojamiento, copias de seguridad y mejoras.
• Pedí por escrito quién queda como dueño del código y cómo recuperás tus datos.

Con esto, dos presupuestos se pueden comparar de verdad. Si uno es mucho más bajo que otro, lo primero es revisar si contempla lo mismo.

Preguntas frecuentes

¿Se puede saber el costo antes de definir todo?

Se puede tener una estimación inicial, pero con un margen amplio: cuanto menos definido está el alcance, más supuestos hace quien presupuesta. Una forma de achicar ese margen es definir y presupuestar primero una etapa acotada, y usar lo aprendido para la siguiente.

¿Conviene hacerlo todo de una vez o por etapas?

Por etapas suele ser más seguro: empezás por lo que más impacto tiene, lo usás con datos reales y decidís el resto con esa experiencia. Hacerlo todo de una vez obliga a decidir de entrada cosas que recién se entienden con el uso.

¿Por qué esta guía no da cifras?

Porque sin conocer el alcance, cualquier cifra sería engañosa: dos sistemas con el mismo nombre pueden ser muy distintos. Preferimos explicar qué mueve el costo y armar cada presupuesto después de entender el caso.

Fuentes

1. Webservices de factura electrónica. ARCA, Agencia de Recaudación y Control Aduanero. https://www.arca.gob.ar/ws/documentacion/ws-factura-electronica.asp Consultado el 11 de noviembre de 2026.
2. Factura electrónica: ayuda para web services y homologación externa. ARCA, Agencia de Recaudación y Control Aduanero. https://www.arca.gob.ar/fe/ayuda/webservice.asp Consultado el 11 de noviembre de 2026.
3. Ley 25.326 de Protección de los Datos Personales, artículos 9 y 25. Argentina.gob.ar, Información Legislativa. https://www.argentina.gob.ar/normativa/nacional/ley-25326-64790/texto Consultado el 11 de noviembre de 2026.
4. Ley 25.036, que modifica la Ley 11.723 de Propiedad Intelectual. Argentina.gob.ar, Información Legislativa. https://www.argentina.gob.ar/normativa/nacional/ley-25036-54178/texto Consultado el 11 de noviembre de 2026.
5. Cloud Computing Synopsis and Recommendations (SP 800-146), 2012. National Institute of Standards and Technology (NIST), Estados Unidos. https://csrc.nist.gov/pubs/sp/800/146/final Consultado el 11 de noviembre de 2026.